Správa o stave digitalizácie v Archíve Železníc Slovenskej republiky
Mgr. Daša Krčová, Mgr. Peter Kallo, Viliam Matuška
Vychádzajúc z podstaty zákonao archívoch a registratúrachje jedným z hlavných poslaní archívov sprístupňovanie archívnych dokumentov verejnosti a samozrejme aj zabezpečiť ich primeranú ochranu. Pri dnešnej vyspelej dobe sa ochrana archívnych dokumentov spája čoraz viac s digitalizáciou a jedným z pozitív procesudigitalizácie je skutočnosť, že dokumenty sa po odbornom spracovaní stávajú nehybnými v depotoch archívov a manipuluje sa s nimi len v prípade inventúry či reštaurátorského zásahu, čo v skutočnosti predlžuje ich reálny život. Aj Archív Železníc Slovenskej republiky (ďalej Archív ŽSR)a organizačná jednotka Železníc Slovenskej republiky (ďalej ŽSR) Múzejno-dokumentačné centrum (ďalej MDC) si uvedomujúc tieto fakty začali s digitalizáciou archívnych materiálov, ktoré sú z pohľadu bádateľa a výpovednej hodnoty najzaujímavejšie. Taktiež realizovaním digitalizácie okrem zvýšenia ochrany dokumentov sa skracuje aj čas na riešenie požiadavky kedy môžeme dokument elektronicky poslať priamo k bádateľovi a bádateľ už nemusí osobne prísť priamo do Archívu ŽSR. Ušetrením času pri vyhľadávaní jednotlivých informácií už z elektronickej databázy, sa na druhej strane môžeme venovať odbornej činnosti akým je ďalšie spracovávanie dokumentov a ich následná digitalizácia.
Priblíženie realizácie digitalizácie v prostredí ŽSR (nielen Archívu ŽSR)sa Vám budeme snažiť popísať v nasledujúcich riadkoch.
Samotný proces digitalizácie môžeme popísať niekoľkými základnými krokmi, ktorým sa budeme venovať podrobnejšie pri jednotlivých typoch dokumentov:
- Výber dokumentov
- Príprava
- Skenovanie
- Kontrola
- Spracovanie - Označenie zdigitalizovaných dokumentov
- Uloženie
- Uloženie originálov naspäť do archívu.
Pri výbere dokumentov pre digitalizáciu sa brala do úvahy nielen ich ochrana a frekvencia ich využívania bádateľmi, ale aj možnosti spolupráce s ďalšími inštitúciami, najmä z hľadiska kompletizácie zbierok aspoň v elektronickej podobe alebo personálnej a technickej výpomoci. Tieto kritéria spĺňa zbierka fotografií a zbierka Pamätných kníh železničných staníc.
Zbierka fotografií :
V Archíve ŽSR sú uložené fotografie z výstavby a rekonštrukcií tratí, ako aj fotografie vozňového parku koľajových vozidiel.
V súčasnosti je kompletne zdigitalizovaných 9 fotoalbumov z celkového počtu 34. Konkrétne ide o : fotoalbumz výstavby trate Bánovce – Vajany z roku 1921, ďalším albumom je električka z Viedne do Bratislavy z roku 1914.Zaujímavý je aj pohľad na výstavbu vodovodu pre stanicu v Hornej Štubni či rekonštrukčné práce v prostredíželeznice na Slovensku v roku 1919 vykonané železničným vojskom. Najstarší zdigitalizovaný fotoalbum je z výstavby Košicko-bohumínskej železnice z roku 1872. Okrem fotografií zo železničných tratí bol do digitálnej podoby prevedený aj fotoalbum z histórie československého lokomotívneho parku a fotodokumentácia vozňového hospodárstva.
V procese spracovávania je 14 fotoalbumov z výstavby trate Veselí na Morave - Nové Mesto nad Váhom.
Ďalších 11 fotoalbumov a fotografický materiál, ktorý nie je usporiadaný vo fotoalbumoch, ale uložený v obalochešte čakajú na prevedenie do digitálnej podoby. Digitalizácia fotografického materiálu bude jednoduchšia najmä z hľadiska manipulácie, keďže nie je vlepený do albumov, ale fotografie sú uložené jednotlivo v obaloch.
S digitalizáciou fotografií sa začalo v roku 2007. Kritériá výberu boli zamerané najmä na ochranu dokumentov a skenovali sa najmä tie fotoalbumy, o ktoré bol v tom čase najväčší záujem zo strany bádateľov.
Digitalizáciu fotografií nerobili pracovníci Archívu ŽSR, ale bola vykonaná v našom MDC.Dôvodom bolo najmä to, že v tomto čase Archív ŽSR nedisponoval žiadnym skenovacím zariadením.
Pred samotným digitalizovaním fotografického materiálu sa pristúpilo k prehliadke a posúdeniu fotodokumentácie (kvalita fotografie, veľkosť, miera poškodenia, vážnosť obsahu fotografie, autor fotografie, prevedenie albumov). Na základe vyhodnotenia všetkých uvedených aspektov sa potom zvolil typ digitalizácie jednotlivých fotografií. MDC disponuje dvomi typmi skenerov a to Canon4200F a XEROX 6204. Fotografie boli prevedené do formátu JPG a TIFF v rozlíšení 300 dpi, v rámci možností technických zariadení.
Pri fotografiách veľkých formátov nad A3 sa nám podarilo nadviazať spoluprácu so Slovenskou národnou galériou,ktorá nám v rámci projektu digitalizácie pomohla spracovať niektoré naše fotografie. Išlo o fotografie z výstavby Košicko-bohumínskej železnice, kde fotografie boli v netypickom a vo veľmi veľkom formáte (65 cm x 55 cm).
Po naskenovaní a kontrole boli jednotlivé fotografie označené písmenom F (fotografia), poradovým číslom a názvom fotografie. Pri ukladaní boli vytvorené jednotlivé priečinky pre každý album, aby sa zjednodušila orientácia pri vyhľadávaní a sprístupňovaní fotografií. Následne boli naskenované fotografie uložené na CD nosiče. Z každého CD nosiča existujú minimálne dve kópie, jedna je v úschove Archívu ŽSR a druhá v MDC. V Archíve ŽSR bola vytvorená aj záložná kópia na externom disku a pre potreby bádateľov sú uložené aj v počítači.
Ako sme už spomínali, v Archíve ŽSR sú uložené aj fotografie z výstavby trate Veselí na Morave - Nové Mesto nad Váhom. Zbierka fotografií z tejto výstavby však nie je v Archíve ŽSR kompletná. Niektoré fotoalbumy sú uložené v Železničnom múzeu Stará Turá a inév Múzeu Slovenských národných rád na Myjave (ďalej Múzeum SNR). Pri digitalizácii týchto fotografií Archív ŽSR spolupracuje so Železničným múzeom Stará Turá, ktoré sa zameriava na históriu trate Veselí nad Moravou – Nové Mesto nad Váhom. V jeho zbierkach sa nachádzaaj spomínanáfotodokumentácia z výstavby tejto trate. Železničné múzeum Stará Turá si dalo za úlohu skompletizovať historické fotografie z tejto trate, ktoré hodlá spracovať do knižnej formy pre verejnosť.
Pri príležitosti 80. výročia trate v roku 2007 odovzdala rodina pána Hmiráka (jeden z prvých zamestnancov stanice Myjava) fotoalbum mestu Myjava, ktorý obsahoval niekoľko desiatok fotografii z výstavby trate. Krátko na to sa Železničnému múzeu v Starej Turej prihlásil priamy potomok Ing. Jozefa Šedu, ktorým je pán Karel Popelka z Moravy. Ing. Šeda bol okrem iného aj fotografom pri výstavbe tejto trate. V jeho zbierke sa nachádzajú originálne fotoalbumy, v ktorých je väčšina záberov z „moravskej“ časti trate. Tieto zábery sa prevažne zhodujú s fotografiami v múzeu SNR v Myjave, ktoré zdigitalizovalo MDC.
Napriek tomuto všetkému v spomínaných múzeách chýbali fotografie z výstavby trate na „slovenskej“ strane. Práve tieto fotografie sa nachádzajú v Archíve ŽSR, preto Železničné múzeum Stará Turá nadviazalo spoluprácu s Archívom ŽSRza účelom skompletizovania týchto zbierok do jedného veľkého celku aspoň v elektronickej podobe aj keď fyzicky zostávajú uložené na rôznych miestach.
Fotoalbumy z výstavby tejto trateboli zapožičané z Archívu ŽSR za účelom digitalizácie Železničnému múzeu Stará Turá. Každý záber bol skenovaný do elektronickej podoby v čo najväčšom možnom rozlíšení aby sa zachovala čo najväčšia kvalita obrazu. Samotné skenovanie bolo naplánované na 14 týždňov, tzn. 1 album/1 týždeň, nakoľko všetky činnosti organizácie Železničného múzea prebiehajú len vo voľnom čase jej členov, dobrovoľníkov, preto organizácia práce bola rozložená na dlhší čas.
Zábery boli uložené na 2 veľkokapacitné disky (z toho 1 zálohový) do priečinkov, tak ako boli uložené vo fotoalbumoch. V súčasnosti prebieha spracovanie „surového“ materiálu čo predstavuje tieto úkony:
- grafické upravenie intenzity kontrastu a orezanie bez opravy kazov a nečistôt záberu;
- identifikácia miesta vytvorenia záberu a overenie pravosti podľa popisu vo fotoalbume a pridelenie nového názvu každej fotografii;
- roztriedenie fotografii podľa kilometrickej polohy, nakoľko sú zábery v albumoch usporiadané náhodne;
- uloženie spracovaného materiálu na DVD nosiče s jedným zálohovaním a odovzdanie kópii pre účely Archívu ŽSR a MDC Bratislava.
Spolupráca Archívu ŽSR so Železničným múzeom Stará Turá bola veľmi úspešná, pretože okrem digitalizácie boli skompletizované všetky fotografie z výstavby tejto trate. Totiž zdroje jednotlivých fotiek z danej stavby sa dnes nachádzajú na troch miestach: Archív ŽSR, Múzeum SNR v Myjave a v Železničnom múzeu v Starej Turej.Po takomto odbornom spracovaní a aj vďaka dobrovoľníkom ktorým nie je ľahostajná železničná história sa dané fotografie budú dať pozrieť v celku v elektronickej podobe a sú pre bádateľa prístupné na jednom mieste, resp. troch v Archíve ŽSR, MDC a v Železničnom múzeu v Starej Turej.
Zbierka pamätných kníh železničných staníc
Významné miesto v Archíve ŽSR patrí zbierke pamätných kníh železničných staníc. Čo je pamätná kniha a prierez históriou písania pamätných kníh je podrobne zosumarizované v článku „Neznáma, známa história – pamätné knihy železničných staníc“.
Okrem originálov pamätných kníh železničných staníc v Archíve ŽSR je uložená aj zbierka opisov pamätných kníh od roku 1938. Staršie opisy pamätných kníh sú uložené v Slovenskom národnom archíve.
Koncom roku 2010 bola medzi Slovenským národným archívoma železnicami uzavretá dohoda o zapožičaní opisov pamätných kníh pre ich zdigitalizovanie. Preto by sme radi poďakovali pánovi riaditeľovi SNA doktorovi Ragačovi a pani doktorke Vrabcovej, že dané dokumenty boli ochotní zapožičať na ich digitálne spracovanie. Na oplátku zas Archív ŽSR zdigitalizoval opisy pamätných kníh do roku 1955. V rámci tejto dobrej spolupráce bola dosiahnutá kompletizácia opisov pamätných kníh u všetkých troch subjektoch do roku 1955.Tie, ktoré sú zdigitalizované, sú v Archíve ŽSR a MDC prístupné pre bádateľov len v elektronickej podobe.
Pre digitalizáciu opisov pamätných kníh sme sa rozhodli z viacerých dôvodov. Originály pamätných kníh nie sú všetky uložené v Archíve ŽSR. Niektoré sú uložené aj na železničných staniciach. Originály sú väčšinou písané v knihe a manipulácia s nimi je zložitejšia. Na druhej strane opisy sú do Archívu ŽSR zasielané každý rok a sú písané na jednom alebo viacerých hárkoch papiera, v niektorých prípadoch obojstranne a manipulácia s nimi bola jednoduchšia. Obsahovo sa opisy a originály nelíšia. V niektorých prípadoch je originál obohatený o kresby a fotografie.
Táto digitalizácia bola umožnená aj z toho dôvodu, že Archív ŽSR získal v roku 2009 multifunkčné zariadenie, ktoré má aj funkciu skenera. Ide o zariadenie Brother DCP-9045CDN a tiež nám boli nápomocné aj multifunkčné zariadenia Konica, ktoré sú umiestnené po chodbách našej budovy.
V Archíve ŽSR sa s digitalizáciou začalo v januári 2011 a ukončená bola v júni 2011, teda trvala 6 mesiacov. Digitalizáciu zabezpečovali zamestnanci oddelenia archívu a registratúry na Generálnom riaditeľstve ŽSR, čiže dvaja zamestnanci popri svojich ďalších povinnostiach, preto bol tento proces rozložený na dlhšie časové obdobie. Zdigitalizovaných bolo 14 719 strán dokumentov.
Pred samotným skenovaním bola potrebná príprava dokumentov, čižekontrola kvality nosiča/papiera, či je možné dať dokument do podávača alebo je papier prieklepovýalebo či nie je poškodený a dokumenty je potrebné skenovať jednotlivo . Pamätné knihy sa digitalizovali do formátu JPG, štandardne v rozlíšení 300 dpi. V prípade menej kvalitného „originálu/opisu“ sa použilo vyššie rozlíšenie. Tak isto sa upravoval jas skenovaných dokumentov, aby sa zvýšila čitateľnosť dokumentu.
Časť zdigitalizovaných opisov pamätnej knihy, ide o roky 1918 – 1937/38,ktorú MDC získalo od Slovenského národného archívu je zdigitalizovaných vo formáte PDF. Pre tento formát sa MDC rozhodlo na základe vtedy u nich dostupnej technológie skenovania.
Digitalizované záznamy sú ukladané abecedne podľa názvu staníc. Pre každú stanicu je vytvorený zvlášť priečinok, do ktorého sú ukladané jednotlivé zdigitalizované dokumenty, ktoré sú označené rokom, za ktorý bola pamätná kniha písaná. Ak daný rok obsahoval viacero stránok, každá stránka bola označená rokom a písmenom z abecedy, napr. 1946a, 1946b.
Obal pamätnej knihy sa neskenoval. Nezdalo sa nám to potrebné, pretože obaly pamätným knihám sme dali my pri triedení a spracovávaní a obal obsahoval len názov stanice a roky, ktoré obsahuje. V digitalizovanej podobe obal nahrádza priečinok.
Dá sa povedať, že v súčasnosti sa v digitalizácii opisov pamätných kníh nepokračuje, najmä z časových dôvodov a hlavne z dôvodu absencie personálneho zabezpečenia. V súčasnosti sa pamätné knihy doskenovávajú len podľa aktuálnej potreby alebo napožiadavku bádateľa a pod., ale nejde o systematické skenovanie, tak ako to bolo v roku 2011. Do budúcnosti je potrebné zdigitalizovať ešte roky 1956 až 2009, čo je viac ako polovica.
Zdigitalizované pamätné knihy sú uložené na DVD nosiči, v počítači a na externom disku, podobne ako fotografický materiál. Kópia DVD nosiča bola odovzdaná aj Slovenskému národnému archívu a tiež do MDC.
Digitalizácia budúcich archívnych dokumentov?
S vývojom a s prístupnosťou rôznych digitalizačných technológií sa dá usmerniť aj vytváranie archívnych dokumentov v elektronickej podobe. V roku 2009 na ŽSR vyšla Smernica o tvorbe, vedení a uchovávaní pamätnej knihy, ktorá dáva spracovateľom možnosťviesť pamätnú knihu aj v elektronickej podobe a opis pre potreby Archívu ŽSR zasielajú tiež v elektronickej podobe. V minulosti bol najväčší rozdiel medzi opisom a originálom pamätnej knihy v prílohách, ako boli napr. fotografie, výstrižky z miestnej tlače a pod. Tým, že spracovatelia pamätnej knihy majú možnosť viesť pamätnú knihu v elektronickej podobe, je opis aj originál úplne totožný. Spracovatelia články z novín skenujú alebo odfotia digitálnym fotoaparátom a jednoducho pripoja k pamätnej knihe. Niektorí,počítačovo zdatnejší spracovatelia vytvárajú pamätnú knihu aj s lokálnymi hypertextovými odkazmi. Samozrejme, všetky pamätné knihy sa v Archíve ŽSR farebne tlačia a sú ukladané v papierovej podobe do archívu na úschovu.
Vedenie pamätnej knihy v elektronickej podobe však nie je povinné, dokonca aj dnes sa nájdu spracovatelia, ktorí záznamy do pamätnej knihy píšu vlastnoručne a ako opis zašlú príslušné skenované stránky.
V prípade, že pamätná kniha je doručená Archívu ŽSR v papierovej podobe, ihneď sa skenuje do automatizovaného systému správy registratúry ako doručená pošta.
Na základe už spomenutého, nebude potrebné v budúcnosti digitalizovať zbierku pamätných kníh, pretože je už priamo vytváraná aj v elektronickom prostredí.
Prístup k zdigitalizovaným archívnym dokumentom
Jedným z hlavných cieľov digitalizácie v prostredí ŽSR je zjednodušiť prístup k dokumentom bádateľom, preto v roku 2013 sa na internetovej stránke vytvorila podstránka/ pre Archív ŽSR. Táto stránka je rozdelená na viacero podstránok. Bádateľ sa tu dozvie niečo o histórii archívu, je tu prístupný bádateľský poriadok a tiež informácie o činnosti archívu. Za najviac zaujímavé však považujeme stránky o dokumentoch v archíve. Je tu zverejnený aj katalóg predpisov ŽSR, ktorý je usporiadaný podľa označenia predpisu. V katalógu sú usporiadané predpisy do roku 2000. Zatiaľ sa neuvažuje o zdigitalizovaní tejto zbierky, aj keď niektoré predpisy máme len v elektronickej podobe. V súčasnosti sa na ŽSR všetky predpisy vydávajú elektronicky a sú uložené na železničnom serveri.
Ďalej je tu zverejnený katalóg pamätných kníh železničných staníc, ale bez pripojených zdigitalizovaných dokumentov.
Za najzaujímavejšiu podstránku pre bádateľa považujeme Zoznam albumov, kde sa nachádzajú zoznamy fotoalbumov aj so zoznamami jednotlivých fotografií v nich. Tie albumy a fotografie, ktoré boli zdigitalizované, sú tu aj zverejnené a bádateľ si ich môže prezerať v pohodlí domova na počítači. Momentálne sa na stránke nepracuje, pretože na ŽSR sa pripravujú nové štandardy pre tvorbu stránky.
Iným prípadom je webová stránka Múzejno-dokumentačného centra, ktorá nie je pod doménou , ale stránku sponzoruje súkromná spoločnosť. Na stránke MDC je zverejnený katalóg všetkých dokumentov v múzeu a je rozdelený na knižnicu, fotografie, video archív. V rámci dobrej spolupráce s Archívom ŽSR je tu aj zverejnený zoznam pamätných kníh, uložených v Archíve ŽSR. Všetky zdigitalizované dokumenty sú prístupné aj prostredníctvom tejto stránky.
V súčasnosti sa v Archíve ŽSR nedigitalizuje žiadna zbierka systematicky, v Železničnom múzeu Stará Turá sa vykonávajú dokončovacie práce na kompletizácii fotografií a okrem príležitostného skenovania sa v MDC digitalizuje v tejto chvíli technická výkresová dokumentácia koľajových vozidiel za spolupráce Železničného múzea Českých dráh – Lužná u Rakovníka a Ústredného technického archívu v Nymburku.Za zmienku stojí aj digitalizovanie historickej technickej dokumentácie patriacej železničným dielňam Železničné opravovne a strojárne Vrútky, ktorá sa práve teraz triedi a spracováva.
Cieľom nášho príspevku je informovať že aj malý podnikový archív sa dokáže zmobilizovať, a vyjsť najmä bádateľom v ústrety, a naštartovať proces digitalizácie. Chcela by som tu poďakovať všetkým pracovníkom ŽSR a dobrovoľníkom, ktorí sa na digitalizácii zbierok Archívu ŽSR zúčastnili a to konkrétne Mgr. Petrovi Kallovi, Viliamovi Matuškovi a Mgr. Jozefovi Prillingerovi.